Cấu trúc của một email tìm kiếm khách hàng tiềm năng có tỷ lệ chuyển đổi cao: cấu trúc, thời điểm và cá nhân hóa

Trong thời đại mà người ra quyết định B2B nhận được trung bình 120 email mỗi ngày, trong dòng chảy liên tục của các lời chào mời,phần lớn các tin nhắn tìm kiếm khách hàng tiềm năng đều bị xóa vào thùng rác trong vòng chưa đầy ba giâymà thậm chí còn chưa được đọc.

Tuy nhiên, email vẫn làmột trong những kênh bán hàng sinh lợi nhấthiện nay, với tỷ suất lợi nhuận đầu tư vượt xa các đòn bẩy thu hút khách hàng khác. Tuy nhiên, chìa khóa để tận dụng điều này không phải là số lượng email được gửi đi, cũng không phải là một mẫu thần kỳ được sao chép và dán từ một blog.

Mà chính là việc nắm vững cấu trúc chính xác, thời điểm chu đáo và cá nhân hóa sao cho phù hợp. Đó chính xác là những gì chúng ta sẽ xem xét ở đây, đồng thời cũng phân tích cách một công cụ như HubSpot cho phép bạn chuyển từ lý thuyết sang thực thi cụ thể…

Cấu trúc của một email tìm kiếm khách hàng tiềm năng: Những yếu tố tạo nên sự khác biệt

Trước khi thảo luận về các công cụ hoặc tự động hóa, chúng ta cần đặt nền tảng và nhớ rằng một email tìm kiếm khách hàng tiềm năng nhận được phản hồi không giống như một bài chào hàng, mà là một cuộc trò chuyện được bắt đầu cẩn thận.

Một email tìm kiếm khách hàng tiềm năng tốt làít hơn 150 từ. Mỗi câu thừa là một cơ hội để mất sự chú ý của người đọc. Cấu trúc tối ưu được tổ chức xung quanh năm khối riêng biệt, mỗi khối có một vai trò cụ thể…

Tiêu đề email

Tiêu đề email của bạn nên có tối đa năm đến sáu từ để vẫn dễ đọc trên thiết bị di động. Vai trò của nó không phải là nói tất cả mọi thứ, mà là tạo ra lý do để người nhận mở email. Một câu hỏi về công ty của khách hàng tiềm năng sẽ hiệu quả hơn một tiêu đề quảng cáo. Tùy thuộc vào các đối tượng tùy chỉnh có sẵn trong CRM, việc thêm tên công ty hoặc tên vào tiêu đề sẽ cải thiện đáng kể tỷ lệ mở email. Câu mở đầu và lời dẫn dắt: Trong email, câu đầu tiên rất quan trọng; nó phải cho thấy rằng email không được gửi đến một danh sách hàng nghìn người.

Do đó, thông tin gần đây như vòng gọi vốn, tuyển dụng, bài báo hoặc bài đăng trên LinkedIn, chứng tỏ bạn đã dành thời gian để tìm hiểu người nhận email là ai. Đây là điều chúng ta gọi là "sự kiện kích hoạt": một sự kiện kích hoạt hợp pháp hóa việc liên hệ vào đúng thời điểm đó. Vấn đề: Phần dành cho vấn đề không nói về giải pháp của bạn, mà mô tả một sự căng thẳng mà khách hàng tiềm năng của bạn có thể đang trải qua, được diễn đạt đủ chính xác để họ nhận ra chính mình trong đó. Việc nhắm mục tiêu quá mơ hồ sẽ tạo ra một thông điệp quá chung chung, trong khi chân dung khách hàng càng được xác định rõ ràng thì quá trình chuyển đổi này càng trở nên tự nhiên hơn. Viết.

Giá trị và Bằng chứng Xã hội

Hãy giới thiệu ở đây những gì bạn có thể đóng góp, một cách vừa phải, biết rằng mục tiêu không phải là quá chi tiết mà là tạo đủ sự quan tâm để kích hoạt phản hồi.

Nếu bạn có thể trích dẫn một khách hàng trong cùng lĩnh vực với kết quả có thể định lượng được, hãy làm như vậy. "Bộ não" B2B lưu giữ dữ liệu cụ thể: tỷ lệ, khung thời gian, khối lượng. Lời kêu gọi hành động: Một email tìm kiếm khách hàng tiềm năng chỉ có thể có một mục tiêu duy nhất: sắp xếp một cuộc họp, đề xuất một cuộc thảo luận 15 phút hoặc mời họ tham khảo một nghiên cứu điển hình.

Khi tạo CTA của bạn, bạn phải nhớ rằng nó nên đơn giản, không quá khó khăn cho lần liên hệ đầu tiên và lý tưởng nhất là được diễn đạt dưới dạng một câu hỏi mở hơn là một mệnh lệnh.

HubSpot: Nền tảng này cấu trúc và tự động hóa việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng của bạn như thế nào?

Hiểu được cấu trúc của một email tìm kiếm khách hàng tiềm năng tốt

400;">là một chuyện, nhưng có thể áp dụng nó trên quy mô lớn, đồng thời duy trì mức độ cá nhân hóa chấp nhận được, lại là chuyện khác. Đây là nơi HubSpot phát huy tác dụng một cách cụ thể…

Thực tế, HubSpot tập trung hóa việc liên hệ Quản lý, tạo chuỗi email, theo dõi tương tác và báo cáo trong một môi trường duy nhất. Theo dữ liệu của nền tảng, 83% khách hàng của HubSpot cho biết công cụ này hợp nhất hiệu quả tất cả dữ liệu của công ty họ vào một nơi. Điểm này không hề nhỏ trong bối cảnh tìm kiếm khách hàng tiềm năng, bởi vì việc cá nhân hóa tin nhắn đòi hỏi phải nhanh chóng truy cập thông tin chính xác về khách hàng tiềm năng mà không cần phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ khác nhau.

Chuỗi bán hàng của HubSpot cho phép bạn lập trình một quy trình tìm kiếm khách hàng tiềm năng hoàn chỉnh. Dưới đây là cách cấu hình chúng một cách hiệu quả:

1. Xác định các bước trong chuỗi (email đầu tiên, email theo dõi vào ngày thứ 3, email theo dõi vào ngày thứ 7, email chia tay vào ngày thứ 14)
2. Tạo mẫu email cho từng giai đoạn, tích hợp các biến động liên kết với thuộc tính của bản ghi liên hệtrong CRM
3. Cấu hình điều kiện thoát: chuỗi sẽ tự động dừng ngay khi khách hàng tiềm năng trả lời hoặc thực hiện hành động mong muốn
4. Liên kết mỗi chuỗi với quy trình bán hàng khách hàng tiềm năng để trực quan hóa tiến độ theo thời gian thực
5. Phân tích tỷ lệ mở, phản hồi và chuyển đổi từ bảng điều khiển HubSpot để điều chỉnh thông điệp

HubSpot Sales Hub cải thiện chất lượng khách hàng tiềm năngtheo 87% chuyên gia bán hàngvà 65% người dùng cho biết các tính năng cá nhân hóa giúp thông điệp tìm kiếm khách hàng tiềm năng của họ trở nên phù hợp hơn.

Những kết quả này phần lớn được giải thích bởi lượng dữ liệu phong phú có sẵn trong HubSpot khi viết tin nhắn: lịch sử tương tác, hành vi trên trang web, điểm đủ điều kiện và ngành nghề. Nếu bạn muốn dùng thử các tính năng này mà không cần cam kết, bạn có thể tạo tài khoản HubSpot miễn phí và khám phá các công cụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng trực tiếp trong giao diện. HubSpot và Thời điểm: Gửi đúng thông điệp vào đúng thời điểm. Cấu trúc của email rất quan trọng, nhưng thời điểm email đến hộp thư của khách hàng tiềm năng cũng quan trọng không kém. Thời điểm trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng phụ thuộc vào hai khía cạnh thường được xem xét riêng biệt, mặc dù chúng có liên quan: thời điểm bên ngoài (thời điểm nào trong ngày hoặc tuần để gửi) và thời điểm theo ngữ cảnh (thời điểm nào trong hành trình của khách hàng tiềm năng để liên hệ). Về thời điểm bên ngoài, các nghiên cứu trong ngành cung cấp các xu hướng hữu ích, nhưng không có quy tắc chung. Chủ doanh nghiệp nhỏ thường đọc email vào sáng sớm trước các cuộc họp đầu tiên. Quản lý kỹ thuật thường rảnh hơn vào cuối ngày. Cách tiếp cận đáng tin cậy nhất vẫn là phân tích dữ liệu lịch sử của chính bạn: email của bạn được mở và phản hồi nhiều nhất vào những thời điểm nào? HubSpot đơn giản hóa việc phân tích này bằng cách cung cấp dữ liệu này trực tiếp trong không gian tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Bạn có thể xác định các mẫu email hoạt động hiệu quả nhất, thời điểm hoạt động tích cực nhất của đối tượng mục tiêu và điều chỉnh tần suất gửi email cho phù hợp. Thời điểm theo ngữ cảnh: Về thời điểm theo ngữ cảnh, khái niệm "sự kiện kích hoạt" là rất quan trọng. Một công ty vừa công bố vòng gọi vốn, chiến dịch tuyển dụng lớn hoặc thương vụ mua lại đang trong trạng thái căng thẳng về mặt hoạt động, điều này đương nhiên khiến họ dễ tiếp nhận các đề xuất nhất định hơn. HubSpot cho phép bạn theo dõi những tín hiệu này bằng cách đối chiếu dữ liệu CRM với thông tin nhân khẩu học doanh nghiệp được cập nhật thường xuyên. Công cụ theo dõi email của HubSpot còn tiến xa hơn bằng cách phát hiện các hành vi quan tâm cụ thể, chẳng hạn như email được mở ba lần trong vòng 48 giờ từ các địa chỉ IP khác nhau, đây thường là dấu hiệu cho thấy đề xuất đang được lưu hành nội bộ. Đây là tín hiệu mạnh mẽ để gửi một tin nhắn theo dõi được tùy chỉnh, tập trung vào việc trấn an về mặt kỹ thuật hoặc giải quyết một phản đối phổ biến, thay vì chỉ là một lời nhắc nhở chung chung. Câu hỏi thường gặp Độ dài lý tưởng cho một email tìm kiếm khách hàng tiềm năng là bao nhiêu? Một email tìm kiếm khách hàng tiềm năng hiệu quả nên có dưới 150 từ. Mục tiêu không phải là quá chi tiết mà là tạo đủ sự quan tâm để kích hoạt phản hồi hoặc hành động. Mỗi từ thừa đều làm giảm khả năng người đọc đọc đến hết.

Bạn nên lên kế hoạch cho bao nhiêu email theo dõi trong một chuỗi tìm kiếm khách hàng tiềm năng?

Trong B2B, hầu hết các phản hồi tích cực đến từ điểm tiếp xúc thứ tư đến thứ bảy. Một chuỗi được cấu trúc tốt thường bao gồm một email ban đầu, hai hoặc ba email theo dõi, mỗi email cung cấp một giá trị khác nhau (nghiên cứu trường hợp, nội dung chuyên gia, góc nhìn mới) và một email kết thúc cuối cùng. HubSpot tự động hóa tốc độ này đồng thời cho phép bạn dừng chuỗi ngay khi nhận được phản hồi.

Bạn có thể tự động hóa việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng mà không làm mất đi tính cá nhân hóa không?

Có, miễn là bạn sử dụng công cụ tích hợp dữ liệu CRM vào các biến mẫu email. HubSpot cho phép bạn tự động chèn thông tin như tên công ty, ngành nghề hoặc chức danh của người liên hệ vào mỗi tin nhắn. Tuy nhiên, việc cá nhân hóa theo ngữ cảnh vẫn nằm trong tay nhân viên bán hàng đối với những chi tiết không thể tự động hóa.

Khi nào bạn nên gửi email tìm kiếm khách hàng tiềm năng?

Không có khung thời gian chung. Thời điểm tốt nhất phụ thuộc vào hồ sơ đối tượng mục tiêu và dữ liệu lịch sử của bạn. HubSpot cho phép bạn phân tích hiệu suất của các lần gửi thư trước đây để xác định các khung thời gian phù hợp nhất với đối tượng cụ thể của bạn. Theo nguyên tắc chung, nên tránh gửi email vào sáng thứ Hai và chiều thứ Sáu.

GDPR có cho phép tiếp thị email B2B không?

Tại Pháp, tiếp thị email B2B được phép mà không cần sự đồng ý trước, với điều kiện địa chỉ email được sử dụng là địa chỉ chuyên nghiệp, nội dung liên quan trực tiếp đến vai trò của người nhận và mỗi email đều bao gồm một liên kết hủy đăng ký hoạt động. Bất kỳ yêu cầu hủy đăng ký nào cũng phải dẫn đến việc xóa vĩnh viễn liên hệ khỏi cơ sở dữ liệu tiếp thị.